È imminente il recepimento nazionale della direttiva 2010/45/Ue che, introducendo importanti modifiche alla disciplina Iva, cambia anche le disposizioni in tema di fatturazione elettronica semplificandone le modalità di emissione al fine di favorirne diffusione e utilizzo.
Lo schema di decreto legislativo di recepimento qualifica infatti come elettronica la fattura emessa e ricevuta in formato elettronico. Inoltre la fattura si considera emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. La scelta del formato è liberamente definibile dai soggetti passivi. Può trattarsi, per esempio, di fatture sotto forma di messaggi strutturati in formato Xml oppure di altri tipi di formato elettronico come un messaggio di posta elettronica con un allegato in Pdf o un fax ricevuto in formato elettronico anziché cartaceo.
L'articolo 21, comma 3 del Dpr 633/72 verrà a tal fine modificato lasciando al soggetto passivo la scelta di individuare le modalità con cui assicurare autenticità dell'origine, integrità del contenuto e leggibilità della fattura che, in precedenza, potevano essere garantite solamente con l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o l'utilizzo di sistemi Edi di trasmissione elettronica dei dati.
Dal 2013, tali garanzie potranno essere offerte mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi a essa riferibile.
Per garantire l'emissione di una fattura elettronica senza l'utilizzo di firma digitale o trasmissione Edi, la struttura gestionale interna all'azienda dovrebbe quindi essere tale da potere realizzare una pista di controllo sicura e garantita tra la fattura emessa e l'operazione Iva realizzata.
In particolare, deve esistere un collegamento inequivocabile tra tutta la documentazione rilevante nel ciclo di fatturazione: partendo dagli accordi commerciali, originariamente intercorsi tra fornitore e cliente, si deve poter arrivare alla quietanza di pagamento e alle registrazioni contabili passando per eventuali bolle di consegna della merce e, logicamente, per la fattura emessa. Il percorso di ricerca deve essere reso possibile anche al contrario.
Il processo di controllo si completa infine con conservazione sostitutiva dei documenti così da garantire nel tempo non solo la non alterabilità del contenuto ma anche e soprattutto la loro leggibilità. L'intero sistema dovrebbe inoltre operare in ambiente sicuro, così da tenere traccia di qualsiasi modifica apportata al documento purché autorizzata.
La validità di un sistema di controllo così strutturato dovrebbe comunque essere certificata dall'Amministrazione finanziaria anche in base a eventuali ulteriori verifiche effettuate da revisori esterni all'azienda. Qui entrano in gioco i sistemi di gestione integrata tra documenti contabili e attestati di incasso e pagamento che favoriscono una direzione unitaria e più fluida alla contabilizzazione e liquidazione delle operazioni attive e passive.
Non tutte le fatture create in formato elettronico peraltro possono essere considerate come elettroniche per il destinatario. Le fatture create infatti in formato elettronico, ad esempio tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, ma inviate e ricevute su carta, costituiscono fatture elettroniche solamente per l'emittente ma non per il destinatario perché manca la sua accettazione.
Requisito essenziale per configurare infatti una fattura come elettronica consiste nell'accettazione del destinatario. L'accordo può essere a tal fine formale o tacito. L'eventuale trattazione ovvero il pagamento della fattura ricevuta costituiscono infatti comportamenti concludenti tali da far ritenere validamente manifestata la volontà a ricevere fatture elettroniche.
L'accordo stesso quindi non dovrebbe essere subordinato a una sua formalizzazione. Le fatture elettroniche devono infine essere conservate in modalità elettronica, mentre le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
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IN SINTESI

La direttiva
- Dal 1° gennaio 2013 entrano in vigore le disposizioni interne che recepiscono la direttiva 2010/45/Ue riguardante il sistema comune d'imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione. Nuove regole vengono introdotte anche in materia di fattura elettronica

Lo scopo
Scopo delle nuove misure è combattere la frode tramite la più rapida circolazione delle informazioni fra gli Stati membri e semplificare le regole a vantaggio delle Pmi

Equiparazione
Il documento elettronico viene totalmente equiparato a quello cartaceo, con la semplificazione dei requisiti per la trasmissione e per la conservazione