Il primo passo che gli avvocati devono fare per essere pronti al deposito in via telematica degli atti e dei documenti nei procedimenti civili è quello di dotarsi di un indirizzo di Pec (posta elettronica certificata).
Questo indirizzo deve essere comunicato dal professionista al proprio Ordine di appartenenza, che, a sua volta, lo deve trasmettere al registro generale degli indirizzi elettronici (Reginde). Si tratta di un adempimento essenziale: quello comunicato dall'avvocato al proprio Consiglio e da questo al Reginde è l'unico indirizzo di Pec utilizzabile per il processo civile telematico.
La Pec è il sistema di trasmissione della "busta", che contiene l'atto e i documenti, attraverso la piattaforma ministeriale del processo civile telematico. Essa veicola il deposito telematico e attesta sia la sua avvenuta esecuzione, sia la sua tempestività, con riguardo a giorno, ora e minuto esatto in cui è stato perfezionato (generazione della ricevuta di avvenuta consegna).
Oltre alla Pec, gli avvocati alle prese con il deposito telematico degli atti devono anche possedere un dispositivo di firma digitale in corso di validità. Si può trattare di una smart card con apposito lettore, oppure di una business key. Quest'ultima è più pratica, perché funziona semplicemente inserendola in una porta Usb, di cui i computer sono dotati.
La smart card e la businnes key contengono, nei loro chip, i due certificati necessari all'avvocato per accreditarsi sul punto di accesso alla rete del processo civile telematico (e per essere riconosciuto come avvocato a ciò abilitato) e per firmare digitalmente l'atto da depositare. Attenzione però: i certificati scadono dopo tre anni e vanno rinnovati prima della scadenza.
Servono, inoltre, un computer dotato di un programma di videoscrittura (ad esempio, Microsoft Word del pacchetto Microsoft Office, Apache OpenOffice Writer del pacchetto Apache OpenOffice o LibreOffice Writer del pacchetto LibreOffice) e una connessione internet. Occorre anche disporre di uno scanner, per la scansione dei documenti da depositare.
Gli avvocati devono anche procurarsi il software Redattore, che consente di predisporre la busta contenente atto e documenti da depositare telematicamente. È possibile scegliere tra i "Redattori" richiamati sul portale dei servizi telematici del ministero della Giustizia. Per farlo, dalla home page del sito http://pst.giustizia.it si può cliccare sulla sezione "download"; nella pagina che si apre è presente un link agli «strumenti per la redazione degli atti da depositare telematicamente». Si tratta, in genere, di software gratuiti: per alcuni è necessario effettuare il download, mentre altri sono utilizzabili online. In ogni caso prima di iniziare a utilizzarli per il deposito telematico, è opportuno verificarne la funzionalità, se necessario installandoli sul computer.
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Il portale dei servizi telematici del ministero della Giustizia