di Francesca Milano
Rispondono alle telefonate, prendono appunti e organizzano l'agenda dei professionisti. Senza averli mai visti. Sono le segretarie a distanza, mosche bianche fino a qualche tempo fa che adesso vivono un vero e proprio boom. «Noi – racconta Nadia Zambelli, 33 anni, laureata e segretaria virtuale – rispondiamo proprio come se fossimo al front office. Abbiamo un terminale sul quale appare scritto per chi è la telefonata e come il cliente ha chiesto di rispondere, e così facciamo».
Prima di iniziare a lavorare, le ragazze seguono un corso di formazione. «Siamo molto professionali – spiega Nadia – e spesso chi chiama ci fa i complimenti per la voce». Nadia risponde ai numeri assegnati ad avvocati, ingegneri, architetti e consulenti proprio come se si trovasse nella stanza accanto: «Il dottore è impegnato, vuole lasciare un messaggio?». Così chi chiama ha la sensazione di parlare con l'assistente personale del professionista, senza sapere che in realtà lui e la sua segretaria non si sono mai visti. Anche perché, in realtà, non si tratta di un'unica segretaria, ma di un call center al quale rispondono segretarie diverse. Che spesso non sono nemmeno in Italia.
«La nostra sede è a Berlino – spiega Stefano Martis, manager di Segretaria 24 –, ma le nostre dipendenti sono italiane».
Il costo di una segretaria a distanza va dai 30 ai 150 euro al mese, a seconda del pacchetto che si sceglie. «È un'offerta conveniente soprattutto per le start up e per i professionisti che con la crisi hanno tagliato sul personale», aggiunge Martis. Nell'ultimo anno i clienti sono aumentati del 50 per cento.
Il fenomeno, diffusissimo in Inghilterra, è sbarcato in Italia alcuni anni fa, anche se nell'ultimo anno, complice la crisi e il bisogno di risparmiare, sono sempre di più i lavoratori autonomi, ma anche le aziende e i professionisti che si affidano alle società di "ufficio virtuale".
«Abbiamo attivato il servizio a febbraio – spiega Francesco Siviero, amministratore delegato di Advert – e abbiamo già 20 clienti, attratti soprattutto dal vantaggio economico: una segretaria a distanza permette di risparmiare 1.500 euro al mese». A rivolgersi alla Advert sono soprattutto professionisti senza sede, amministratori di condominio e consulenti. «È il cliente a scegliere come vuole che la segretaria risponda e che prefisso avere». Così chi non ha un ufficio può fingere di averne uno e chi è del Sud può far credere ai propri clienti di avere anche una sede al Nord.
© RIPRODUZIONE RISERVATA
Continua a pagina 11
«Un’azienda pugliese – racconta Gianluca Pollesel, direttore generale di Ufficio Virtuale – ha voluto il prefisso di una città del Nord».La soluzione a distanza ha convinto anche F.L., medico pediatra.«Sono tempestato da 50 telefonate al giorno di mamme apprensive. Avrei bisogno di
una seconda segretaria, ma chi può permettersela? Così ho attivato il servizio. Loro compilano un report e io in tempo reale posso consultarlo dal pc».
«Avevo una segretaria – racconta Marco Palumbo, consulente aziendale di Modena – ma spesso il lavoro per lei era così poco che mi chiedevo perché continuavo a pagarla. Poi
ho trovato questa soluzione». Un piccolo neo, però, c’è: «Si perde la personalizzazione nella comunicazione – sottolinea Palumbo – e, sia che chiami il più rompiscatole dei clienti sia che invece telefoni la persona con cui sto chiudendo un affare importante, la risposta è la stessa».
Il servizio è ancora poco conosciuto, «ma funziona molto il passaparola dei clienti soddisfatti», spiega Gianluca Mastroianni del Mb Centre, che offre tariffe più care ma assicura un prezzo fisso, indipendente dal numero e dalla durata delle chiamate.
Anche la San Marino Management ha deciso di affidarsi a una segretaria a distanza. «Abbiamo specificato – spiega Pino Di Claudio– che le segretarie devono chiedere nome di chi chiama e il motivo. In questo modo abbiamo un filtro in entrata».
Il fenomeno prende piede. «Nell’ultimo anno abbiamo acquisito il 40% dei clienti in più rispetto al 2008 – racconta Stefania Neiviller d iSegretaria in linea –.Merito della crisi,ma anche della facilità di attivazione del servizio».
francesca.milano@ilsole24ore.com
©RIPRODUZIONE RISERVATA
